Geplaatst op
Hoewel een hobbyclub of vereniging niet direct als een bedrijf bestempeld kan worden, kennen ze veel overeenkomsten. Zo kan men profiteren voor een module voor ledenbeheer, wat in het geval van een vereniging technisch gezien de ‘klant’ is. Wij gaan in dit artikel daarom dieper in op Customer Relationship Management (CRM) voor hobbyclubs.
Het verschil tussen verenigingen en bedrijven
Daar waar bedrijven afhankelijk zijn van hun klanten, vervullen leden deze rol voor clubs en verenigingen. Natuurlijk is er een bijzonder groot verschil tussen een klant en een lid, maar de aanpak is tegelijkertijd grotendeels vergelijkbaar. Verenigingen zijn immers ook actief op zoek naar manieren om nieuwe leden aan te laten sluiten, en om hen op de lange termijn te behouden als lid.
De rol van het CRM-systeem
CRM-software maakt het voor verenigingen mogelijk om eenvoudig en overzichtelijk de ledenadministratie bij te houden. Ieder lid heeft een eigen profiel, waardoor gebruikers van het systeem alle relevante informatie binnen handbereik hebben. Hierdoor kunnen ze te allen tijde inzien wanneer men bijvoorbeeld contributie heeft betaald.
Het CRM-systeem maakt het tevens eenvoudig om contactgegevens te raadplegen, maar ook om te wijzigen, bijvoorbeeld in het geval van een verhuizing. De omgeving wordt tevens gebruikt om nieuwsbrieven en andere relevante mededelingen te versturen.
Automatisering
Eén van de belangrijkste kenmerken van het CRM-systeem is de mogelijkheid tot automatisering. Voorbij zijn de tijden waarin men alle gegevens en/of correspondentie handmatig moest invullen; het CRM-systeem slaat alle gegevens van en interacties met automatisch op in het desbetreffende klantprofiel.
Veilig en overzichtelijk bewaren van documenten
Hobbyclubs worden vaak beheerd door vrijwilligers; de middelen zijn doorgaans dus vrij gelimiteerd. Het is daarom niet altijd even makkelijk om het overzicht te bewaren. Nu we in een tijdperk leven waarin we zoveel mogelijk papierloos proberen te werken, is het ook tijd voor verenigingen om in deze transitie mee te gaan. Ook dit is iets waar het CRM-systeem mee kan helpen.
Het Document Management Systeem (DMS)
In sommige gevallen vinden verenigingen documentbeheer zo belangrijk, dat ze besluiten om een DMS aan het CRM te koppelen. Documenten worden hierdoor automatisch opgeslagen onder de juiste profielen, en zijn met slechts één druk op de knop weer terug te vinden. Natuurlijk is dit een extra investering, maar op de langere termijn kan dit weer middelen (lees: tijd en geld) besparen.
Evenementenbeheer en marketing
Voor menig vereniging is het CRM-systeem tevens een manier om bepaalde boodschappen met het gehele ledenbestand in één keer te delen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de uitnodiging voor een bepaald evenement. Dankzij het CRM-systeem kunnen ze de nieuwsbrief met slechts één druk op de knop aan honderden leden verzenden; dit soort handelingen hoeven gelukkig niet meer handmatig uitgevoerd te worden.